Audit des flux d'impression et de reprographie, réduction des coûts d'impression

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Audit et optimisation des flux d'impression, optimisation des parcs et réduction des coûts

Les budgets liés à la communication imprimée et au document représentent des sommes considérables dans toutes les organisations (de l’ordre de 2 à 6% du Chiffre d’Affaire des entreprises - source Gartner). Or les coûts d’impression sont mal connus et peu ou pas contrôlés.


L’impression et la reprographie dans l’entreprise, dispersion et éclatement des ressources, des coûts et des projets

On a assisté progressivement à une multiplication des moyens d’impression (Imprimantes personnelles, Imprimantes réseau, Copieurs d’étage, Ateliers de reprographie intégrés) , sans concertation dans l’implantation et la gestion de périphériques d’impression comparables :

  • Les imprimantes dont généralement achetées par les Directions Informatique, à la demande des utilisateurs
  • Les consommables informatiques sont gérés par le service achat et les moyens généraux
  • Les copieurs Libre Service font l’objet de marchés initiés par les services généraux (ou les Directions de l’intendance, de la Logistique ou du Patrimoine) Alors que la dématérialisation de l’information se confirme, les copieurs et les imprimantes sont exploités bien en deçà de leurs capacités de production.

 

Les objectifs de 1PRIME concept: Déterminer, puis réduire vos coûts d’impression. Augmenter les services documentaires offerts aux utilisateurs.

Nous sommes spécialisés dans les missions d’optimisation des coûts et des ressources d’impression.

  • Réduction des investissements en imprimantes et copieurs
  • Baisse des charges de fonctionnement
  • Elimination des doublons imprimantes copieurs et remplacement par des multi fonctions
  • Amélioration de la qualité et de la disponibilité des moyens de communication mis à la disposition des utilisateurs
  • Définition d’un flux documentaire permettant la circulation, la diffusion et le stockage des documents sous forme papier et numérique

Notre méthode

• Après une étude approfondie et détaillée de l’existant, nous vous proposons un plan d’optimisation des flux des impressions et de réduction de coûts, accompagné de la mise en place d’outils de contrôle.

• Le plan d’économie devra permettre l’amélioration de l’ergonomie et de la disponibilité des moyens de communication imprimée mis à la disposition des utilisateurs

• Cette étude nous permettra de définir un flux documentaire permettant la circulation, la diffusion et le stockage des documents sous forme papier et numérique avec la plus grande fiabilité, efficacité, et au meilleur coût.

Les moyens d’y parvenir

1. Cartographie et représentation précise de l’existant

2. Analyse de la volumétrie

3. Estimation précise et rigoureuse des budgets (coûts fixes et coûts variables)

4. Évaluation précise des besoins

5. Présentation de scénarios cibles

6. Établissement d’un cahier des charges technique

7. Détermination d’un objectif budgétaire ambitieux

8. Objectifs cibles et éléments de mesure